Il video ufficiale del comitato Rio 2016

Rio 2016: dietro le quinte dellʼorganizzazione

Per consentire ai nostri atleti di partecipare ai Giochi Olimpici, sono stati necessari quattro anni di preparazione. Al centro della gestione logistica, una donna, Susanne Böhlen. – GILLES MAURON

Trasferire la delegazione olimpica a Rio – 109 atleti, 85 allenatori, membri dello staff medico e altri accompagnatori, otto cavalli e più di sei tonnellate di materiale, tra cui dodici imbarcazioni e 48 biciclette, è sicuramente unʼimpresa titanica. Susanne Böhlen è la chiave di volta di questa organizzazione minuziosa. Tra le sue mani passa una miriade di informazioni. Collabora con una cinquantina di colleghi e partner. Un lavoro svolto in ombra, il cui giusto valore è riconosciuto dal suo capo Ralph Stöckli, ex-giocatore di curling a livello internazionale e per la prima volta capo-missione a Swiss Olympic: «È il cardine del nostro lavoro. La sua grande esperienza ci permette di affrontare questa sfida con estrema tranquillità». Prima di Rio, Susanne Böhlen ha partecipato allʼorganizzazione dei giochi olimpici di Pechino, Vancouver, Londra e Sotchi.  L’organizzazione in vista di Rio è iniziata quattro anni fa. Anzitutto occorreva mettersi in contatto con il comitato di Rio che accoglierà dal 5 al 21 di agosto circa 10.500 atleti provenienti da 206 paesi. Susanne si è recata in Brasile quattro volte per visitare gli impianti, definire gli alloggi presso il villaggio olimpico e tutti i documenti necessari sia per le persone che per il materiale. Tutte le formalità doganali, questʼanno in particolare, erano molto complesse. «Di solito sono previste agevolazioni speciali per lʼorganizzazione olimpica. In questo caso è stato invece molto difficile. Esistono regolamenti complessi per lʼimportazione del materiale. I brasiliani, ad esempio, vogliono sapere in anticipo quanti, tra i farmaci che porteremo con noi, verranno poi riportati in Svizzera… È impossibile!».



Susanne Böhlen controlla che tutto vada al meglio per i 194 membri della delegazione olimpica svizzera a Rio de janeiro.


Ma Susanne Böhlen, che è una persona zen, afferma: «Dietro unʼorganizzazione, vi sono esseri umani, modi di procedere. Grazie al mio lavoro ho la possibilità di scoprire culture diverse. Mi sento una privilegiata». Un ricordo di viaggio, a Pechino nel 2008, i suoi primi Giochi Olimpici: «Non avevamo il latte per il caffè. Ho chiesto allo staff cinese di acquistarcene dieci litri. Dopo qualche domanda e qualche scusa imbarazzata, ce ne hanno portato mezzo litro. Ho poi saputo che il latte è un alimento di lusso in Cina. Abbiamo perciò dovuto bere caffè nero!».


Prima di Rio, le bernese ha partecipato allʼorganizzazione delle Olimpiadi di Sotchi, Londra, Vancouver e Pechino.


La Svizzera, potente in inverno
Una volta stabilito il contatto con Rio, Susanne è partita per incontrare le varie federazioni sportive svizzere. Insieme valutano le opportunità di partecipare ai giochi e stimano il numero di atleti che potrebbero prendere parte al viaggio. Determinano quindi fabbisogni in termini di materiale, alloggio e accompagnamento. 


A questo punto è possibile fissare insieme al comitato organizzatore il numero di letti al villaggio olimpico e organizzare i trasporti. Il più insolito è il trasporto di cavalli e di imbarcazioni, «ma esistono degli specialisti a tale scopo. E non è nulla in confronto al materiale necessario per le olimpiadi invernali: sci, bob e unʼintera squadra di hockey…». Dʼinverno, tuttavia, la Svizzera ha il vantaggio di possedere una delle dieci maggiori delegazioni, il che offre a Susanne e a Swiss Olympic un margine di manovra superiore per qualsiasi tipo di negoziazione legata ad esempio agli alloggi o alle prenotazioni dei voli. Dʼestate, la Svizzera fa parte delle delegazioni «più marginali».  

Piano di volo
Due anni prima dellʼinizio dei giochi, è stato definito un primo piano per il trasporto degli atleti. È lʼinizio di un processo laborioso che terminerà alla fine delle selezioni ufficiali il 18 luglio di questʼanno, ovvero 18 giorni prima dellʼinizio dei Giochi. «È un momento che adoro. Si smette di dire «bisognerebbe», «si dovrebbe» per passare al concreto. Le cose iniziano a prendere forma.» Per ogni atleta selezionato e per gli accompagnatori, Susanne organizza un volo di andata e ritorno in base alle date delle rispettive gare, una divisa completa nei colori elvetici, nonché un alloggio, unʼaccoglienza a Rio e un planning. Da qui tantissimi imprevisti e cambiamenti nel piano di trasporto che dipendono, alla fine, dai risultati ottenuti dagli atleti. «Immaginate, ogni settimana annullamenti, persone in più da mettere sui voli, materiale da imbarcare... Questʼanno abbiamo una partnership con la compagnia Swiss». Non è stato riservato un aereo esclusivamente per la delegazione olimpica. Può darsi perciò che alcuni viaggiatori volino insieme ai nostri atleti!

Susanne Böhlen lavora dietro le quinte, affinché gli sportivi, come qui Nicola Spirig, medaglia olimpica in triathlon, possano vivere le Olimpiadi in buone condizioni. 


Müesli e Rivella a Rio
Questʼanno la delegazione svizzera ha a disposizione 6 piani, con una trentina di appartamenti da 7 letti ciascuno, in una delle 31 torri del villaggio olimpico che conta 18mila posti letto in totale. Ogni alloggio è conforme agli standard dettati dal CIO, perfino nel numero degli appendiabiti a disposizione negli armadi! Senza essere spartani, non sono però al livello di un 4 stelle. Non cʼè, ad esempio, la tv nelle camere ma una sala comune per lʼintera delegazione. Ai piani sono presenti ambulatori medici, uffici delle varie federazioni e una sala fitness. Susanne ha fatto consegnare a Rio 215 metri di prolunghe elettriche affinché sia garantita la corrente a tutti. «Una volta bisognava portare chilometri di cavi per internet. Oggi basta un router! La prima cosa che gli atleti vogliono sapere non è se hanno un posto letto, ma il wi-fi!». Al centro del villaggio, una mensa aperta 24/24 offre pasti di cucina internazionale a tutti gli ospiti della struttura.

Non essere fan
Susanne Böhlen, gli undici collaboratori di Swiss Olympic e i 18 membri dello staff medico restano a Rio per i 17 giorni di durata dei Giochi, mentre gli atleti transitano solo per il tempo necessario per partecipare alle gare della loro disciplina. «Questo richiede molta energia. Bisogna essere in grado di accogliere ogni atleta con lo stesso entusiasmo». Mentre arrivano visi nuovi, altri se ne vanno e Susanne ha già conosciuto la gioia del vincitore di una medaglia e la stizza di chi non è stato allʼaltezza delle proprie prestazioni. Aspetti umani difficili da gestire: «È molto delicato a livello emotivo. Cosa bisogna dire agli uni e agli altri? Non possiamo interpretare il ruolo dei fan con gli atleti». Avrà il tempo di vedere qualche gara? «Non fa parte del mio lavoro. Se potrò farlo, sarà una bella sorpresa. Altrimenti, pazienza!». 

Come una sportiva
Sebbene Susanne Böhlen ami praticare la corsa a livello amatoriale, non è una sportiva agonistica riconvertita. Dopo una formazione commerciale, e poi nel marketing e nella comunicazione, ha lavorato per 10 anni per una federazione sportiva prima di entrare in Swiss Olympic nel 2004. «Avevo un poʼ di conoscenze nel campo dellʼorganizzazione, ma è un lavoro che si impara sul campo». Le qualità che bisogna possedere: saper anticipare, programmare, restare calmi e flessibili di fronte ai numerosi imprevisti e accettare che non sia possibile avere tutto sotto controllo. «Il comitato di Rio gestisce circa 158mila collaboratori, volontari e partner. Si impara a ridimensionare le proprie esigenze».  Ama la sua professione perché lavora in squadra e al servizio dello sport. «So che insieme troviamo sempre una soluzione per superare le difficoltà. Questo mi dà molta soddisfazione. In fondo, non ci sono poi tante differenze tra il nostro mestiere e lo sport», fa notare.

Tre domande a Ajla del Ponte

Sono le sue prime Olimpiadi. Come si sta preparando fisicamente e psicologicamente?
Proprio in questi giorni ci stiamo allenando con tutta la squadra della staffetta. Questa settimana sono a Tenero per un campo di allenamento e a inizio agosto volerò a Rio. Psicologicamente, invece, dovrò gestire un po’ alcuni sbalzi di euforia…  

Conosce Susanne Böhlen e lo staff di Swiss Olympic? O altri atleti?
Sì, Susanne Böhlen mi ha scritto una mail con alcuni flyer proprio l’altro giorno. Conosco tutta la squadra della staffetta, il team dell’atletica, le ragazze e i ragazzi del tennis. Poi altri sportivi, per ora solo di nome. Non conosco ancora molta gente…

Cosa fa subito prima di una competizione?
Niente di particolare a dire la verità. Ma prima di una gara ho bisogno di tranquillità. Se per esempio siamo due atlete in camera, mettiamo della musica e ci trucchiamo, visto che ci troveremo di fronte alle telecamere. Inoltre, facciamo insieme il riscaldamento per la staffetta.  ELA

Ecco come vengono trasportati i cavalli dei cavalieri svizzeri fino a Rio.

Per arrivare a destinazione, i cavalli prendono lʼaereo, proprio come noi. O almeno quasi, dato che vengono imbarcati a bordo di box a due posti e vi rimangono senza muoversi per tutto il volo: «Visto che riescono a dormire in piedi, per loro non è un problema», precisa Evelyne Niklaus, sport manager per la Federazione svizzera di equitazione, responsabile della logistica. Sono accompagnati da alcuni veterinari, anche se non soffrono di mal dʼaria.

Una società di trasporto specializzata e le federazioni dei vari paesi si organizzano per noleggiare insieme aerei speciali. In totale, sei aerei partiranno da Liegi con a bordo 40 cavalli ciascuno. Un vero e proprio patrimonio in stiva, dato che alcuni cavalli valgono fino a 6 milioni di franchi! Gli svizzeri trasportano inoltre circa 2 tonnellate di materiali vari (selle, bardature e altre coperture) e, in più, 1 tonnellata di foraggio. Alcuni alimenti non possono essere importati in Brasile, devono essere acquistati sul posto. «Non si sa veramente il motivo; non ci hanno fornito spiegazioni». In generale, è molto complicato organizzare i documenti doganali, più che per altri paesi: «Spesso spuntavano nuove regole».

Sono otto i cavalli svizzeri che voleranno a Rio.

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